Senior officemanager

Functie omschrijving

Voor Belastingdienst Non -ICT zijn wij op zoek naar een Senior officemanager

Functieomschrijving

Als senior officemanager ondersteun je professioneel en efficiënt de (plaatsvervangend) directeur-generaal en het managementteam. Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden van het secretariaat, bewaakt voortgang, creëert structuur en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Je organiseert agenda's, beoordeelt overlegverzoeken, adviseert over prioriteiten en planning, en coördineert de afhandeling van e-mails, stukken en dossiers. Je fungeert als verbindende schakel tussen directie, bestuursadviseurs, andere secretariaten en interne/externe stakeholders, signaleert knelpunten en doet voorstellen ter verbetering van secretariaatsprocessen.

• Agendabeheer: beheren en organiseren van de agenda van de (p)DG; adviseren over prioriteiten en inzet.
• Coördinatie: coördineren van dagelijkse secretariaatsactiviteiten en bewaken van voortgang en samenhang.
• Documenten en dossiers: coördineren en bewaken van de afhandeling van e-mails, stukken en dossiers en opvolging van acties.
• Schakelfunctie: fungeren als verbindende schakel tussen directie, bestuursadviseurs, andere secretariaten en stakeholders.
• Procesverbetering: signaleren van knelpunten en adviseren over inrichting en optimalisatie van secretariaatsprocessen.
• Samenwerking: nauw samenwerken met collega-officemanagers en zorgen voor overdraagbaarheid van werkzaamheden.
• Flexibiliteit: flexibel inzetbaar ten aanzien van werktijden, locatie en ondersteuning van verschillende bestuurders.
• Informatiepositie: op de hoogte blijven van relevante ontwikkelingen binnen de organisatie om goede afwegingen te maken en het management te ondersteunen.

• Opleiding/werk- en denkniveau: minimaal HBO-werk- en denkniveau, aangetoond door een afgeronde HBO-opleiding of minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring in coördinatie: minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring met het coördineren van werkzaamheden voor collega's en het bewaken van voortgang, samenhang en overzicht.
• Procesinrichting: aantoonbare ervaring met het opzetten van een nieuwe structuur en het adviseren van management over inrichting, aansturing en optimalisatie van secretariaatsprocessen.
• Plannen en organiseren: aantoonbare ervaring met plannen, organiseren en coördineren van werkzaamheden; dit moet duidelijk blijken uit het CV.
• Taal: native Nederlands spreken.

• Aantoonbare ervaring met zelfstandig ondersteunen van een directeur, bestuurder of (plaatsvervangend) Directeur-Generaal binnen een ministerie of vergelijkbare overheidsorganisatie, inclusief advisering en prioritering op strategisch niveau.
• Aantoonbare ervaring met organiseren, coördineren en prioriteren van werkzaamheden in een dynamische omgeving en snel schakelen tussen belangen, deadlines en ad-hocverzoeken.
• Aantoonbare ervaring met verwerken, beheren en bewaken van vertrouwelijke en politiek/bestuurlijk gevoelige informatie, met zorg voor integriteit, privacy en vertrouwelijkheid.
• Aantoonbare ervaring met adviseren van management over inrichting en verbetering van secretariaatsprocessen en fungeren als verbindende schakel tussen directie, medewerkers en stakeholders.
• Ervaring met digitale managementondersteunende systemen, waaronder iBabs, Microsoft Word en Excel, en het effectief inzetten daarvan voor verslaglegging, planning, documentbeheer en rapportages.

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: 03-08-26.
• Looptijd: 6 maanden.
• Locatie: The Hague.
• Aantal uren: 32-40 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 23-07-26.