Secretaresse NPRZ - Directie Bestuurszaken

Functie omschrijving

Voor Gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een Secretaresse NPRZ - Directie Bestuurszaken

Jouw functie

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor:

• plannen en beheren van de agenda’s van de directeur en van de adviseurs van het programmabureau
• fungeren als gastheer/gastvrouw van het programmabureau en medeverantwoordelijk zijn voor de gastvrije ontvangst van gasten
• beheer van de telefoon van het programmabureau
• maken van reserveringen en regelen van ontvangsten
• zorgdragen voor de dagelijkse gang van zaken zoals voorraadbeheer, facilitaire zaken en het bestellen van kantoorartikelen
• mede onderhouden van contacten met de financiële administratie
• in voorkomende gevallen notulen en actielijsten van vergaderingen opstellen
• onderhouden van functionele contacten met interne en externe partners en beheren van het relatiebestand van het programmabureau
• ondersteunen van het team van adviseurs bij werkbezoeken en verzorgen van presentaties
• beheren van de algemene inbox van het programmabureau en verzorgen van de dagelijkse correspondentie

Wij zoeken een secretaresse die:

• klant- en servicegericht is en weet van aanpakken
• structuur en overzicht bewaakt, ook bij drukke agenda’s
• organisatietalent heeft en zowel zelfstandig als in teamverband sterke resultaten behaalt
• proactief handelt, zelfstandig beslissingen neemt en zorgt voor soepele werkprocessen en het halen van deadlines
• zorgvuldig en effectief omgaat met een complexe omgeving waarin partners werken
• nauwkeurig en netjes werkt en daardoor betrouwbare ondersteuning biedt

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: 15-08-26.
• Looptijd: 6 maanden.
• Locatie: Rotterdam.
• Aantal uren: 32-36 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 13-07-26.