Het programma Digitaal Politie Contact als onderdeel van de hoofdportefeuille Dienstverlening zoekt een programmasecretaris. Vanuit de portefeuille dienstverlening willen we in verbinding staan met de maatschappij. Onze dienstverlening van de toekomst omarmt nieuwe vormen van verbinding die digitaal, effectief en actief wederkerig zijn. Onze ambitie is Digitaal Intelligente & Fysiek Excellente dienstverlening waar het contact tussen burgers, bedrijven en de politie laagdrempelig is, plaatsvindt via kanalen die burgers wensen.
Als programmasecretaris ben je onderdeel van het programma Digitaal Politie Contact. Je werkt nauw samen met de leden van de programmaboard. Je geeft richting aan en bent verantwoordelijk voor het secretariaat.
Je bewaakt de programmaplanning en de voortgang. Tevens houd je overzicht over projecten binnen het programma, waarbij je zorg draagt voor afstemming op beleidsniveau. Vanuit je rol heb je het contact met referenten van elke politie-eenheid, de projectleiders van de eenheden en vertegenwoordigers van de beleidsdirecties en/of Politiedienstencentrum.
Je bent verantwoordelijk voor zowel de inhoudelijke voorbereiding als de verslaglegging van bijeenkomsten en overleggen. Daarnaast ben je in staat om eventuele besluitvorming voor te bereiden. Het opstellen van rapportages behoort tot je activiteiten.
Het resultaat is behaald op het moment dat alle projecten binnen het programma zijn afgerond.
De programmasecretaris is verantwoordelijk voor programmasecretariaat. De nadruk ligt op de ondersteuning van de programmaboard.
Ondersteunen programmaboard in de meest brede zin van het woord zoals periodieke verslaglegging van de voortgang, bijhouden van actielijsten, bewaken van de gemaakte afspraken, verzamelen van stukken en opstellen agenda/ notulen etc., opstellen van concept plannen en presentaties, informatie delen bij ontwikkelingen en digitale archivering.
Bewaakt en adviseert programmaboard en inhoudelijk sparringpartner over planvorming, processen, samenwerking en uitvoering. De programmasecretaris signaleert kansen en risico’s en doet zelfstandig voorstellen om hierop te acteren.
Rappelleren en adviseren over afgestemde actiepunten om voortgang te stimuleren.
Bijhouden voortgang en ondersteunen bij verantwoordingsrapportages.
Integrale voorbereiding verzorgen van diverse overleggen en werksessies, inclusief planning en maken van afspraken.
Organiseren verschillende projecten/ werkbezoeken.
Voorbereiden, agenderen en verwerken van adviezen in notities aan advies- en besluitvormende gremia met vertegenwoordigers van partners.
Regionale projectleiders in de eenheden.
Projectleden van de landelijke projectteams.
Leden van het portefeuilleteam programmaboard
Secretariaten van andere landelijke portefeuilles/programma's.
Functie eisen
Eisen:
Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal Hbo niveau. Losse trainingen/certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.
De kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar, minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als project- of programmasecretaris.
De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van projecten conform Prince2.
Wensen:
De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring waarbij hij/zij als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen een organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid.
De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het (inhoudelijk) voorbereiden en het bewaken van de voortgang van programmaplanning.
De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau, webredactie, en het voorbereiden van besluitvorming.
De kandidaat is gecertificeerd in projectmanagement.
De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen het Veiligheidsdomein, met de strafrechtsketen en/of met slachtofferzorg.
Competenties:
Probleemanalyse: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.
Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten.
Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
Flexibiliteit: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten.
Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk.
Bedrijfsprofiel
BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:
Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
Snelle betaling.
Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.
