Medewerker Archivering

Functie omschrijving

Voor Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe zijn wij op zoek naar een Medewerker Archivering

Functietitel

Medewerker archivering

Je brengt de informatiehuishouding op orde en houdt deze op orde, zodat archiefbescheiden aantoonbaar voldoen aan eisen voor duurzame toegankelijkheid, vernietiging en overbrenging. Je draagt direct bij aan het wegwerken van achterstanden, de kwaliteit van zaakdossiers en de archiefverantwoording.

• Uitvoerende taken met een duidelijk kwaliteitsaccent: dagelijkse bewerking, ordening, registratie, selectie en vernietiging van analoge en digitale archiefbescheiden.
• Vraagbaak en adviseur voor collega’s over correct archiveren, dossiervorming en het gebruik van het zaaksysteem.
• Signaleren van structurele knelpunten in werkprocessen en registraties en melden aan de coördinator informatiebeheer.

• Bewerken, ordenen, beschrijven en toegankelijk maken van analoge en digitale archiefbescheiden conform ordeningsstructuren en metadatarichtlijnen.
• Uitvoeren van selectie en vernietiging op basis van de geldende selectielijst, inclusief opstellen en laten vaststellen van vernietigingslijsten en verklaringen.
• Voorbereiden en uitvoeren van overbrenging van archiefblokken naar de archiefbewaarplaats en/of het e-depot, inclusief bijbehorende documentatie en verklaringen.
• Controleren van de kwaliteit en volledigheid van zaakdossiers in het zaaksysteem en (doen) corrigeren van afwijkingen.
• Registreren en routeren van inkomende post en documenten en bewaken van tijdige en juiste afhandeling.
• Beantwoorden van interne en externe informatieverzoeken, waaronder ondersteuning bij Woo-verzoeken en het lichten van dossiers uit het archief.
• Ondersteunen bij scheiding, schoning en overdracht van archiefbescheiden aan het Regionaal Archief.
• Adviseren en instrueren van medewerkers over archiveringsregels, dossiervorming en verantwoord digitaal werken.
• Bijhouden van beheerdocumentatie, werkinstructies en registraties ten behoeve van archiefverantwoording.
• Signaleren van knelpunten in processen, registraties en systemen en deze inbrengen bij de coördinator informatiebeheer.

• Bewerkte en toegankelijk gemaakte archiefblokken met actuele en bruikbare toegang.
• Vastgestelde vernietigingslijsten en uitgevoerde vernietigingen met bijbehorende verklaringen.
• Voorbereide en uitgevoerde overbrengingen naar de archiefbewaarplaats of het e-depot.
• Aantoonbaar verbeterde kwaliteit en volledigheid van zaakdossiers in het zaaksysteem.
• Gedocumenteerde stand van zaken van archiefbescheiden die betrokken zijn bij de ontvlechting van de gemeente Tiel.
• Actuele werkinstructies en overdraagbare documentatie van uitgevoerde werkzaamheden.
• Kennisoverdracht aan vaste collega’s zodat de werkwijze na afloop geborgd is.

• Ervaring als medewerker archivering.
• Bekwaam in bewerking en beheer van zowel analoge als digitale archiefbescheiden.
• Capaciteit om collega’s te ondersteunen en te adviseren over archivering, dossiervorming en zaaksystemen.
• Nauwkeurig, kwaliteitsgericht en signalerend bij structurele knelpunten in processen en registraties.

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: 01-09-26.
• Looptijd: 4 maanden.
• Locatie: Culemborg.
• Aantal uren: 24 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 02-08-26.