Document- en bestandsbeheerder

Functie omschrijving

Document Controller – Large Projects Functieoverzicht

Als Document Controller maak je deel uit van het Document Control team binnen projectbeheersing. Je bent verantwoordelijk voor het gestructureerd beheren van officiële projectdocumentatie gedurende de volledige projectlevenscyclus, het optimaliseren van documentatiestromen en het vertalen van verbeteringen naar heldere instructies en toekomstbestendige plannen voor projectteams. Je werkt nauw samen met collega-Document Controllers en de Lead Document Controller en anticipeert proactief op onvoorziene situaties zonder structuur te verliezen.

Locatie: Den Haag. Er wordt nadruk gelegd op aanwezigheid op locatie; in overleg stem je de balans tussen kantoor en deels thuiswerken af. Bereidheid tot incidenteel reizen naar andere projectlocaties is vereist.

• Inrichten en beheren van een gestructureerde documentstructuur voor projectdocumentatie, inclusief consistente documentnummering en archivering.
• Zorgen voor tijdige, correcte en herleidbare distributie en beschikbaarstelling van projectdocumentatie conform geldende richtlijnen.
• Beheren van documentstatussen, metadata, reviewcycli en tijdige distributie van documenten en commentaren.
• Verwerken van inkomende en uitgaande transmittals en bijhouden van het Master Document Register (MDR).
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles op documentatie gericht op integriteit, volledigheid en naleving van standaarden.
• Opstellen en bespreken van voortgangs- en statusrapportages voor projectteams en projectmanagement.
• Adviseren en ondersteunen van projectteams en externe partijen op het gebied van document control en SharePoint-toepassingen.
• Beheer van toegangen en autorisaties binnen SharePoint voor projectdocumentatie.
• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen voor processen en systemen.
• Bijdragen aan de verdere professionalisering van document control: uniforme werkwijzen, overdraagbaarheid van werkzaamheden en een meer data- en informatiegedreven aanpak.

• Een ingerichte en beheerde documentstructuur met consistente nummering, identificatie, archivering en traceerbaarheid.
• Een aantoonbaar beheerst proces voor documentstatussen, metadata, reviewcycli en distributie.
• Een actueel Master Document Register met verwerkte transmittals en controles op documentstromen met externe partijen.
• Kwaliteitscontroles en naleving van geldende richtlijnen en standaarden.
• Voortgangs- en statusrapportages voor projectteams en management.
• Advies en ondersteuning op document control en SharePoint-voorzieningen.
• Signalering van verbeterpunten en bijdragen aan doorontwikkeling van systemen en processen.

Gevraagd aantal uur: 32–40 uur per week (maximaal 1840 uur per jaar of evenredig bij een gedeelte van een jaar).

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: 20-07-26.
• Looptijd: 6 maanden.
• Locatie: The Hague.
• Aantal uren: 40 uur per week.
• Contractvorm: Freelance.

Reageer direct!
De opdracht sluit 28-06-26.