Secretaresse

Korte omschrijving

Functie omschrijving

Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan het bestuursbureau. Je werkt samen met collega’s van het managementsecretariaat en ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen.

• Beheren van agenda’s voor afdelingshoofden, attenderen op gemaakte afspraken en afspraken voorbereiden.
• Plannen en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
• Vergaderingen van de Stuurgroep Projecten voorbereiden, waaronder agenda’s opstellen en vergaderstukken gereedmaken en verspreiden.
• Bij afwezigheid van collega’s zorgen voor verslaglegging van vergaderingen.
• Vergaderstukken en bijlagen controleren op volledigheid en waar nodig actie ondernemen.
• Documenten en vergaderstukken overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen aan betrokkenen.

• Een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op minimaal mbo-4-niveau.
• Minimaal vier jaar aantoonbare ervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met Microsoft Office.
• Ervaring met het beheren en verwerken van documenten en vergaderstukken en het terugkoppelen daarvan aan betrokkenen.
• Minimaal één jaar ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van ten minste drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, afspraken plannen en overleggen voorbereiden.

• Je beschikt over organisatorische en administratieve vaardigheden, waaronder plannen, agendabeheer en notuleren.
• Je hebt een dienstverlenende instelling.
• Je werkt gestructureerd, systematisch en nauwkeurig.
• Je neemt verantwoordelijkheid, werkt zelfstandig en zoekt de samenwerking op.
• Je communiceert goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je blijft kalm en stressbestendig onder tijdsdruk.
• Je gaat integer om met vertrouwelijke gegevens.

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: 01-11-26.
• Looptijd: 6 maanden.
• Locatie: Utrecht.
• Aantal uren: 32 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 21-10-26.