Projectsecretaris

Korte omschrijving

Functie omschrijving

Projectsecretaris

Je levert projectmatige secretariële en documentatie-ondersteuning voor het programma Duurzame Gemeentelijke Opvang (DGO), gericht op de realisatie van opvangvoorzieningen voor asielzoekers en duurzame huisvesting voor Oekraïense ontheemden en statushouders. Je werkt in een dynamische omgeving met veel stakeholders, strakke deadlines en hoog bestuurlijk en maatschappelijk belang.

• Opstellen en bijhouden van een actueel projectbeheersingsdossier (planningen, mijlpalenoverzichten, actielijsten, risicoregisters).
• Voorbereiden en opleveren van vergaderproducten voor project- en stuurgroepbijeenkomsten (agenda's, besluitenlijsten, verslaglegging).
• Opstellen van voortgangsrapportages, memo's, presentaties en andere projectdocumentatie ter ondersteuning van besluitvorming.
• Inrichten, actualiseren en overdragen van een gestructureerd projectarchief conform gemeentelijke richtlijnen.
• Opleveren van stakeholderoverzichten, communicatiedocumenten en informatiesets ten behoeve van de projectorganisatie.

• Een volledig en actueel projectbeheersingsdossier gedurende de looptijd van de opdracht.
• Projectdocumentatie die tijdig, volledig en inhoudelijk onderbouwd beschikbaar is voor bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming.
• Vergader- en besluitvormingsdocumenten opgeleverd conform planning.
• Een compleet, toegankelijk en volgens richtlijnen ingericht projectarchief.
• Alle overeengekomen projectproducten opgeleverd op de afgesproken momenten, zodat de projectorganisatie zelfstandig verder kan.

• Je voert de werkzaamheden zelfstandig uit en bepaalt zelf je werkwijze, planning en inzet van middelen.
• Afstemming met betrokken stakeholders vindt plaats voor het verkrijgen van noodzakelijke informatie en het toetsen van eindproducten.
• Je ontvangt geen hiërarchische aansturing binnen de lijnorganisatie; het gaat om projectmatige ondersteuning, geen structurele functie binnen de organisatie.
• Er is vrijheid in werkplek, werktijden en werkmethode, voor zover dit de tijdige oplevering van de afgesproken resultaten niet belemmert.

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: 01-10-26.
• Looptijd: 12 maanden.
• Locatie: Hellendoorn.
• Aantal uren: 16-24 uur per week.
• Contractvorm: Freelance.

Reageer direct!
De opdracht sluit 24-09-26.