Projectondersteuner - Gemeente Hilversum

Korte omschrijving

Functie omschrijving

Je ondersteunt projectmanagers en projectteams bij gebiedsontwikkelingen, anterieure projecten en gemeentelijke projecten. Je richt je op projectbeheersingsaspecten zoals financiën, planning en documentmanagement. Je werkt samen met vier collega-projectondersteuners en fungeert als elkaars back-up. Bereidheid tot aanwezigheid bij overleggen in de avond en incidenteel in het weekend is vereist.

• Agendabeheer: beheren van de agenda van het projectteam voor in- en externe overleggen, inclusief planning van complexe afspraken tussen gemeente, inwoners, bedrijven en organisaties.
• Notuleren en rapporteren: notuleren van overleggen en opstellen van verslagen en actielijsten; voorbereiden van projectrapportages.
• Beheer mijlpalen en afspraken: bewaken van mijlpalen en deadlines en toezien op naleving van gemaakte afspraken.
• Archief en zaaksysteem: opzetten en onderhouden van digitale archieven in het zaaksysteem en in Teams.
• iBabs: ondersteuning bij planning, plaatsing en verwerking van stukken in iBabs.
• Communicatie en mailboxbeheer: bijhouden van de projectmailbox, verzorgen van mailings aan bewoners en organiseren van bijeenkomsten met externen/bewoners.
• Financiële ondersteuning: aanmaken van inkoopopdrachten, verplichtingen en coderen van facturen in Key2Financiën; toetsen of inkoopopdrachten binnen budgetten passen.
• Omgevingsmanagement: bijhouden van eisen en wensen van stakeholders en fungeren als vraagbaak voor in- en externe contacten.
• Praktische organisatie: regelen van vergaderlocaties, eventueel catering en aanmelding van externen via Topdesk.

• Opleiding: aantoonbaar afgeronde HBO bachelor opleiding.
• Werkervaring systemen: aantoonbare werkervaring met MS Office en SharePoint (vermeld dit duidelijk in je cv).
• Beschikbaarheid: beschikbaar voor minimaal 32 uur per week gedurende de gehele opdracht inclusief mogelijke verlengingen.
• Werklocatie: minimaal 50% van de werktijd op kantoor aanwezig zijn.
• Ervaring overheid: minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner bij een overheidsinstelling.
• Ervaring gemeenten: minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke organisatie op het gebied van gebiedsontwikkeling/openbare ruimte.
• Specifieke systemen: aantoonbare ervaring met iBabs en Case (vermeld dit duidelijk in je cv).

Let op: geef in je cv duidelijk aan in hoeverre je aan de criteria en competenties voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

• Goed kunnen plannen en organiseren
• Zelfstandig
• Hands-on mentaliteit

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: 21-09-26.
• Looptijd: 6 maanden.
• Locatie: Hilversum.
• Aantal uren: 32-36 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 11-08-26.