Medewerker Secretariaat -Stadsbeheer

Korte omschrijving

Functie omschrijving

Als Medewerker Secretariaat ondersteun je het management, projecten en afdelingen door secretariële, administratieve, dienstverlenende en organisatorische werkzaamheden uit te voeren. De functie draagt bij aan een efficiënte en gestructureerde bedrijfsvoering zodat collega’s zich op hun primaire taken kunnen richten.

• Secretariaat en managementondersteuning:
  • Beheren en coördineren van agenda’s, inclusief prioritering
  • Voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen
  • Organiseren van bijeenkomsten, trainingen en evenementen
  • Ondersteunen van management en afdelingen
• Administratieve ondersteuning:
  • Beheren en archiveren van documenten en dossiers
  • Verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mail
  • Opstellen van correspondentie en administratieve documenten
  • Ondersteunen bij processen zoals inkoop, contracten en betalingen
  • Registreren en verstrekken van gegevens
• Procesbewaking en organisatorische ondersteuning:
  • Bewaken van voortgang van acties, afspraken en meldingen
  • Signaleren van knelpunten en tijdig bijsturen
  • Verzorgen van telefoon- en mailboxbeheer
  • Verrichten van representatieve en facilitaire taken
  • Bijdragen aan onboarding en interne communicatie

• Samenwerken: effectief binnen het secretariaat en met andere afdelingen
• Wendbaar: snel schakelen tussen taken en overzicht bewaren bij drukte
• Professioneel: handelen met duidelijkheid, verbinding en resultaatgerichtheid
• Organisatiesensitiviteit en structuurvermogen: overzicht creëren, prioriteren en regie houden
• Proactief: anticiperen op behoeften van management en collega's en actief ontzorgen

• Kennis van administratieve en secretariële processen
• Ervaring met secretariële ondersteuning en agendabeheer
• Ervaring met notuleren, plannen en administratieve werkzaamheden
• Ervaring in een complexe of bestuurlijke organisatie is een pré

• Opleidingsniveau: minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting
• Ervaring: minimaal 3 jaar in een vergelijkbare rol (secretarieel medewerker, managementassistent of vergelijkbaar)
• Digitale vaardigheden: MS Office en relevante systemen
• Taal: goede beheersing van de Nederlandse taal

• Werkweek: 36 uur (fulltime)
• Graag het cv in het Nederlands aanleveren
• In de persoonlijke motivatie graag onderbouwen dat je over de gevraagde competenties beschikt

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: zo spoedig mogelijk.
• Looptijd: 6 maanden.
• Locatie: 's-Hertogenbosch.
• Aantal uren: 24 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 27-09-26.