Managementassistent college van Gedeputeerde staten

Korte omschrijving

Functie omschrijving

Als managementassistent van een bestuurder ben jij de verbindende factor tussen de bestuurder, interne collega’s en externe contacten. Je regisseert de agenda van de bestuurder, verzorgt correspondentie en zorgt dat de bestuurder tijdig beschikt over benodigde stukken en informatie. Het betreft een tijdelijke functie binnen een team van collega’s.

• Agenda- en afsprakenbeheer: plannen, bewaken en signaleren van afspraken; vervanging binnen het team waar nodig.
• E-mailbeheer: verzorgen van e-mailcorrespondentie in Outlook.
• Voorbereiding en distributie stukken: zorgen dat de bestuurder alle benodigde informatie en stukken ontvangt.
• Organisatie vergaderingen: regelen van vergaderzalen, faciliteiten, telefonische conferenties en bijeenkomsten.
• Contactbeheer: actief afstemmen met betrokken collega’s en externe partijen; verwijzen van persvragen.
• Representatie en uitnodigingen: wekelijks plaatsen van bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerken van beslissingen van het college.
• Vervoer en declaraties: plannen van dienstauto’s en taxi’s, zorgen voor juiste gegevens (adres, P-kaarten) en bijhouden van declaraties.
• Overleggen: deelnemen aan wekelijks teamoverleg en portefeuilleoverleg; vastleggen van afspraken en agendapunten.
• Samenwerking: nauw samenwerken met communicatieadviseur en bestuursadviseur; meedenken met de bestuurder.

• Je werkt voornamelijk met Outlook en iBabs; incidenteel met PowerPoint voor presentaties en speeches.
• Je werkt binnen een team van circa 10 collega’s; er vindt maandelijks werkoverleg plaats.

• Je bent dienstverlenend en klantvriendelijk richting externen en collega’s, met oog voor resultaat.
• Je houdt van hectiek en hoge werkdruk en kunt goed prioriteren en improviseren onder tijdsdruk.
• Je neemt initiatief, bent assertief, oplossingsgericht en kunt zelfstandig keuzes maken.
• Flexibiliteit en geen “9–5” mentaliteit.
• Afgemaakte relevante MBO+/HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring met vergelijkbare werkzaamheden.
• Goede beheersing van Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• Goede beheersing van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent representatief, zorgvuldig en hebt oog voor de politiek-bestuurlijke omgeving.

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: zo spoedig mogelijk.
• Looptijd: 3 maanden.
• Locatie: Middelburg.
• Aantal uren: 36 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 05-10-26.