Documentalist Van Brienenoordbrug VBB

Korte omschrijving

Functie omschrijving

Je beheert en bewaakt het documentbeheer en de archiefvorming binnen een project. Je zorgt voor een goed ingericht, actueel en toegankelijk digitaal projectarchief in SharePoint Online (SPO). Daarbij ondersteun en begeleid je projectmedewerkers, bewaak je de kwaliteit van de informatiehuishouding en verbeter je de werkwijze waar nodig.

• Documenten registreren, metadateren, ordenen en classificeren, en medewerkers hierbij ondersteunen.
• Autorisaties voor het documentmanagementsysteem (DMS) verlenen en intrekken.
• Nieuwe medewerkers instrueren en projectmedewerkers coachen bij hun verantwoordelijkheden voor documentbeheer en archivering.
• Functionele gebruikersvragen over documentbeheer, archivering en SPO beantwoorden.
• Dossiers en de ordeningsstructuur beheren, aanpassen en actualiseren.
• Beheerafspraken, werkinstructies, autorisatiematrices, overdrachtsplannen en overzichten van belangrijke projectdocumenten opstellen en bijhouden.
• Medewerkers adviseren over de inrichting van het projectarchief en de omgang met verschillende documenttypen.
• De kwaliteit en overdraagbaarheid van het archief structureel bewaken en verbeteren met de PDCA-cyclus.
• Het projectarchief functioneel en visueel inrichten en optimaliseren in SPO, binnen de geldende kaders en afspraken.
• Ondersteunen bij Woo-verzoeken door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen.
• De beschikbare opslagcapaciteit monitoren en tijdig maatregelen initiëren.
• Functionele meldingen en verstoringen in SPO analyseren, waar mogelijk oplossen en hierover communiceren.
• Verbetervoorstellen voor het gebruik en de inrichting van SPO beoordelen en doorvoeren.
• Informatie-uitwisseling en eventuele koppelingen tussen SPO en andere systemen mede inrichten en beheren.
• Het projectarchief voorbereiden op overdrachten en migraties, deze begeleiden en waar nodig herstel- en conversiewerkzaamheden uitvoeren of coördineren.
• Kansen, knelpunten en risico’s signaleren en hierover rapporteren via dashboards en voortgangsoverleggen.
• Deelnemen aan relevante projectoverleggen en bijdragen aan kennisdeling.

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder eisen voor ordening, waardering, selectie en metadata.
• Actuele hulpmiddelen voor documentbeheer en archivering, zoals werkafspraken, handleidingen, een autorisatiematrix, ordeningsstructuur, overdrachtsplan en dashboards.
• Een goed functionerende SPO-omgeving die is voorbereid op toekomstige overdracht.

• Minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan twee jaar aantoonbare ervaring met een DMS en digitaal archiveren.
• Kennis van en ervaring met documentair informatiebeheer, dienstverlening en DIM-gerelateerde ICT-middelen, waaronder SharePoint.
• Het vermogen om zelfstandig trainingen te geven en bijbehorend materiaal op te stellen, zoals presentaties, werkafspraken en instructies.

• Aantoonbare ervaring met documentbeheer in SharePoint Online.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Archiefwet, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Kennis van of ervaring met grootschalige infrastructurele projecten.
• Kennis van of ervaring met werken binnen een overheidsinstelling.

• Analytisch vermogen: je legt verbanden en doorgrondt vraagstukken.
• Een dienstverlenende en klantgerichte instelling: je helpt graag en pakt ad-hocverzoeken op.
• Een hands-onmentaliteit: je denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Proactiviteit: je signaleert verbeterkansen, neemt initiatief en zoekt actief de samenwerking op.
• Overtuigingskracht: je brengt verbetervoorstellen overtuigend over en creëert draagvlak.
• Zelfstandigheid en een gestructureerde werkwijze.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder het opstellen van rapportages en hulpmiddelen.
• Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Goed kunnen luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen.
• Nauwkeurigheid en oog voor detail.
• Omgevingsbewustzijn en de motivatie om jezelf continu te ontwikkelen.

Rotterdam, op ongeveer tien minuten lopen van Rotterdam Alexander.

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: 01-11-26.
• Looptijd: 12 maanden.
• Locatie: Rotterdam.
• Aantal uren: 24-24 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 27-10-26.