Administratief medewerker A

Korte omschrijving

Functie omschrijving

Uren: 28–32 uur, hybride

Als administratief en secretarieel medewerker zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw ondersteuning kunnen teammanagers, collega’s en projecten optimaal functioneren. Je draagt bij aan een goed georganiseerde dienstverlening voor inwoners, waaronder mensen die een beroep doen op bijstand en vluchtelingen die tijdelijk worden opgevangen. Het is een afwisselende en betekenisvolle functie waarin jouw organisatietalent impact heeft. Omdat het om een tijdelijke functie gaat, is het belangrijk dat je snel up-to-speed bent en zelfstandig je weg vindt binnen de organisatie.

• 80% secretariële werkzaamheden
• 20% administratieve ondersteuning, met name rondom bijstandsaanvragen

Secretariële ondersteuning

• Agendabeheer voor drie teammanagers
• Inplannen van (externe) afspraken en reserveren van vergaderruimtes
• Afhandelen van inkomende en uitgaande telefoontjes
• Organiseren van bloemen, gebak en attenties
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten, sessies en overleggen
• Wekelijks verzamelen van stukken (o.a. voor wethoudersoverleggen)
• Opstellen van agenda’s en conceptbesluitenlijsten
• Plaatsen en beheren van documenten in iBabs

Administratie & Frontoffice

• Ondersteunen bij het proces van bijstandsaanvragen en intakes
• Opvoeren van klanten in systemen
• Versturen van uitnodigingen en plannen van gesprekken
• Verdelen van intakes onder collega’s
• Afhandelen van telefoontjes en e-mails van inwoners
• Scan-, print- en archiveringswerkzaamheden
• Verwerken van betaalopdrachten

Cluster Vluchtelingenopvang

• Plannen en organiseren van overleggen
• Organiseren van bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis
• Administratieve ondersteuning bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen

• Je bent organisatorisch sterk, proactief en krijgt energie van plannen, regelen en ondersteunen
• Je legt verbinding tussen mensen, processen en werkzaamheden en communiceert gemakkelijk met verschillende doelgroepen
• Je behoudt overzicht, stelt prioriteiten en blijft rustig bij meerdere gelijktijdige zaken
• Je bent digitaal vaardig en werkt je snel in nieuwe systemen en werkwijzen in
• Je kunt zelfstandig werken en bent snel up-to-speed
• Opleiding: afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in administratieve of secretariële richting
• Ervaring als administratief en/of secretarieel medewerker
• Werkt nauwkeurig, schakelt soepel tussen werkzaamheden en communiceert duidelijk, professioneel en klantgericht (mondeling en schriftelijk)
• Betrouwbaar, flexibel en in staat prioriteiten te stellen

Functie eisen

Bedrijfsprofiel

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum: 31-08-26.
• Looptijd: 5 maanden.
• Locatie: Coevorden.
• Aantal uren: 32 uur per week.
• Contractvorm: In overleg.

Reageer direct!
De opdracht sluit 12-08-26.